cevex - Vorbereiten des neuen Schuljahres mit dem cevex Server

Dienstag, 4. Juli 2017

Um die Daten mehrerer Schuljahre verwalten zu können, verwendet der cevex Server so genannte Zeiträume. Einzelnoten, Endnoten, Fehlzeiten sowie sämtliche Klassenleiter- und Fachlehrerzuordnungen beziehen sich immer auf einen solchen Zeitraum. Auf diese Weise bleiben alle Zensuren aber auch die Fachlehrerzuordnungen aus vergangenen Schuljahren erhalten. Für die tägliche Arbeit sind meist nur die Leistungsdaten aus dem aktuellen Schuljahr interessant. Aus diesem Grund wird der Zeitraum, der die Daten des aktuellen Schuljahres enthält als aktueller Zeitraum bezeichnet. Die Lehrer erhalten standardmäßig bei der Anmeldung am Server nur die Daten aus diesem Zeitraum. Um das neue Schuljahr vorzubereiten, muss ein neuer Zeitraum angelegt werden.

Datensicherung

Fertigen Sie vor der Umstellung eine Datensicherung an. Verwenden Sie den cevex Administrator und Extras | Datensicherung.

Anlegen eines neuen Zeitraumes

Wenn ein neues Schuljahr beginnt, legen Sie einen neuen Zeitraum an. Die Zensuren und Fachlehrerbeziehungen des vergangenen Schuljahres verbleiben im alten Zeitraum.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Zeiträume.
  2. Wählen Sie den Menüpunkt Aktionen | Neu.

Geben Sie hier das Schuljahr und die Bezeichnung des neuen Zeitraums an.

Empfohlene Einstellungen:

  • Schuljahr: 2017/2018
  • Bezeichnung: Schuljahr 2017/2018
  • Aktiv: Aktiviert
  • Schreibgeschütz: Deaktiviert

Hinweis: Die Optionen Aktiv und Schreibgeschützt legen fest, ob die Lehrer Informationen aus dem Zeitraum abrufen können (Aktiv) bzw. eintragen können (schreibgeschützt).

Klicken Sie auf Ok, um den Dialog zu schließen. Der Zeitraum wird nun in der Liste angezeigt.

Klicken Sie den Zeitraum (2017/2018) in der Listenansicht an. Wählen Sie im Aufgabenbereich den Eintrag Standardprofil aus. Geben Sie Beginn und Ende der Schulhalbjahre ein. Meistens sind zwischen den beiden Schulhalbjahren Ferien. Es wird jedoch dringend empfohlen, das zweite Halbjahr direkt auf das erste Halbjahr folgen zu lassen, also diese Ferienzeit nicht zu berücksichtigen.

Beispiel Thüringen:

  • 1. Halbjahr 10.08.2017 bis 03.02.2018
  • 2. Halbjahr 04.02.2018 bis 30.06.2018

Informationen zu den Einstellungen finden Sie in der Dokumentation im Abschnitt "Festlegen spezieller Grunddaten für einen Zeitraum".

Wichtig: Klicken Sie im Menü auf Datei | Grundlagen und stellen sie das aktuelle Schuljahr als "Aktueller Zeitraum" ein. Bestätigen Sie mit OK.

Abschließende Aufgaben

Wenn Sie Aktualisierungsverbindungen einsetzen, können Sie nun die Aktualisierungen ausführen, es werden dann nur die Daten im aktuellen Zeitraum geändert.

Alle Änderungen an Lehrerzuweisungen oder Klassenzuweisungen beziehen sich nun auf den neuen Zeitraum.

Um Änderungen an den abgelaufenen Zeiträumen zu vermeiden, klicken Sie den vergangen Zeitraum doppelt an und aktivieren das Kontrollkästchen "Schreibgeschützt". Lehrer können sich nun am Zeitraum anmelden, aber keine Änderungen vornehmen.

Hinweise

  • Zugangsdaten für HomeInfoPoint Zugänge bleiben erhalten